Clássico, híbrido ou integral: como escolher o registo das atas

Duas atas da mesma sessão podem estar ambas corretas e não se parecerem nada uma com a outra. Uma conta o que foi dito, na terceira pessoa, em poucas linhas por intervenção. A outra reproduz as palavras de cada orador, do princípio ao fim. A diferença está no registo de redação, e é das primeiras coisas que se definem quando um órgão começa a trabalhar na Plenários.pt.

Há três registos possíveis. Para os comparar, usamos sempre a mesma intervenção, de uma vereadora fictícia, sobre um plano de atividades.

Clássico: o discurso relatado

Em latim, oratio obliqua. A ata conta o que foi dito, na terceira pessoa e no tempo do relato. É o registo tradicional da administração pública portuguesa e o mais compacto de ler.

A Senhora Vereadora Ana Costa manifestou concordância com a proposta, sublinhando que o plano de atividades reforça, pela primeira vez em quatro anos, o investimento na rede escolar do concelho.

O que se ganha: atas curtas, homogéneas e fáceis de consultar anos depois. O que se perde: as palavras exatas. Quem redige escolhe o que é essencial em cada intervenção, e é essa escolha que a revisão tem de confirmar.

Híbrido: relato, com as palavras exatas quando contam

O discurso relatado continua a ser a regra, mas há passagens transcritas tal e qual: as declarações de voto, as propostas lidas em sessão e as passagens que um membro pede para ficarem nas suas próprias palavras.

A Senhora Vereadora Ana Costa manifestou concordância com a proposta e apresentou a seguinte declaração de voto, que requereu ficasse exarada em ata: "Voto a favor porque este plano reforça, pela primeira vez em quatro anos, o investimento na rede escolar do concelho."

É muitas vezes o registo que os órgãos já praticam sem lhe dar nome: relatam tudo e transcrevem o que alguém pede que fique escrito.

Integral: as mesmas palavras, do princípio ao fim

Em latim, ipsis verbis. A ata é uma transcrição fiel do que foi dito, nas mesmas palavras, do princípio ao fim. Alguns regimentos exigem-no, e é habitual em órgãos onde o teor exato de uma intervenção pode ser contestado.

Vereadora Ana Costa: "Obrigada, Senhor Presidente. Eu voto a favor, e queria que ficasse registado porquê: este plano reforça, pela primeira vez em quatro anos, o investimento na rede escolar do concelho."

É o registo mais longo, e aquele em que a qualidade da gravação mais pesa. Por isso a primeira fase da redação na plataforma, a auditoria das fontes, sinaliza logo à partida os trechos em que o áudio não se percebe.

Os três lado a lado

Como escolher

Quatro perguntas ajudam a decidir.

1. O que diz o regimento? É a primeira resposta e, às vezes, a única: há regimentos que fixam o registo. Se o vosso o fizer, a escolha está feita.
2. Quem lê as atas, e para quê? Um cidadão que procura uma deliberação no portal lê melhor uma ata relatada. Um jurista que precisa do teor de uma intervenção quer as palavras exatas.
3. As intervenções costumam ser contestadas? Se a aprovação das atas traz muitas vezes pedidos de correção sobre o que alguém disse, o registo integral, ou pelo menos o híbrido, poupa discussões.
4. Quanto tempo há para rever? Uma ata integral de uma sessão longa tem muito mais texto para conferir. A revisão continua rápida, mas é mais extensa.

O registo é uma decisão escrita, não um hábito aprendido

Na Plenários.pt, o estilo de cada órgão não se obtém treinando a inteligência artificial com as atas antigas. Define-se de forma explícita, num ecrã próprio por órgão, onde os serviços indicam o registo de redação, a terminologia da casa e as formas de tratamento.

Isto tem uma consequência prática: a regra pode ser lida, discutida e alterada por quem responde pelas atas. Se o regimento mudar, muda-se a configuração do órgão, e as atas seguintes saem no novo registo. As atas antigas podem na mesma entrar na plataforma, onde o OCR as torna pesquisáveis pelo conteúdo a par das novas.

Querem ver a mesma sessão escrita nos três registos? É uma das coisas que mostramos na demonstração. Também podem comparar os exemplos na página das atas com IA.