RGPD
Proteção de dados na plataforma
Para encarregados de proteção de dados e serviços jurídicos das entidades: quem faz o quê nos termos do RGPD, onde ficam os dados, quem mais lhes toca e o que a plataforma garante.
Em resumo
- A entidade é a responsável pelo tratamento. A Olhar Panorâmico - Unipessoal, Lda. é subcontratante e trata os dados só segundo instruções documentadas.
- Servidor, base de dados, ficheiros e cópias de segurança alojados na União Europeia.
- Os serviços que tratam dados fora do Espaço Económico Europeu estão identificados um a um, com a garantia aplicável.
- Os dados das entidades não são usados para treinar modelos de IA.
- Exportação integral dos dados e eliminação no fim do contrato.
1. Quem é responsável por quê
A entidade que usa a plataforma, seja uma câmara, uma assembleia ou uma junta, é a responsável pelo tratamento: decide as finalidades, os prazos de conservação e quem tem acesso, e responde aos titulares dos dados através do seu encarregado de proteção de dados.
A Olhar Panorâmico - Unipessoal, Lda., que desenvolve e opera a plataforma Plenários sob a marca Loading, é subcontratante (RGPD, art. 28.º). Trata os dados só para prestar o serviço contratado e segundo instruções documentadas da entidade, nos termos de um acordo de tratamento de dados que cobre as matérias do artigo 28.º, n.º 3: confidencialidade, segurança, subcontratantes ulteriores, assistência nos pedidos dos titulares e nas avaliações de impacto, devolução e eliminação no fim do contrato e prestação de informação para auditorias.
Aplicam-se o Regulamento (UE) 2016/679 (RGPD) e a Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto, que o executa em Portugal. Os dados que a Olhar Panorâmico - Unipessoal, Lda. trata por conta própria, como os pedidos de demonstração feitos neste site, estão na Política de privacidade.
2. Que dados passam pela plataforma
- Membros dos órgãos e participantes: identificação, cargo, contactos, presenças, votos nominais, intervenções e declarações de voto.
- Utilizadores da entidade: conta, perfil, permissões, registos de acesso e o telemóvel para a verificação em dois passos, quando indicado.
- Sessões: gravações de áudio e vídeo, transcrições, documentos, propostas de ata e atas aprovadas.
- Público: os dados de quem se inscreve para intervir ou faz um pedido num portal.
- Impressões de voz dos eleitos que o consentirem, só quando a entidade ativa a identificação de oradores pela voz. São dados biométricos (RGPD, art. 9.º) e tratam-se com base no consentimento explícito de cada eleito, que o pode retirar a qualquer momento.
Nas votações por escrutínio secreto, o sentido de cada voto não fica ligado a quem votou: a plataforma sabe o resultado, a contagem e quem participou, e não guarda mais nada.
3. Onde ficam os dados
O servidor da plataforma, a base de dados e o servidor de correio estão alojados em território da União Europeia. Os ficheiros, como documentos, atas publicadas e gravações enviadas para transcrição, e as cópias de segurança ficam em armazenamento sob jurisdição da União Europeia, com um cofre de cópias cuja retenção é imposta do lado do fornecedor e não apenas pela plataforma.
À frente do servidor está uma rede de distribuição global que filtra tráfego indesejado e termina a ligação cifrada. Os serviços especializados de transcrição e de redação estão identificados, com a localização de cada um, no registo seguinte.
4. Registo de subcontratantes
Fornecedores tecnológicos a que a plataforma pode recorrer na prestação do serviço, com a função, os dados abrangidos, a localização do tratamento e o mecanismo aplicável quando há transferência para fora do Espaço Económico Europeu. É o mesmo registo que cada portal publica em /transparencia-ia/subcontratantes. As alterações são comunicadas às entidades nos termos do acordo de tratamento de dados.
| Fornecedor e localização | Função | Dados abrangidos | Mecanismo de transferência |
|---|---|---|---|
| GladiaFrança (UE) | Transcrição automática do áudio das sessões | Gravações de áudio das sessões e metadados técnicos | Tratamento no EEE, sem transferência para país terceiro |
| SpeechmaticsReino Unido | Transcrição automática do áudio das sessões (serviço alternativo) | Gravações de áudio das sessões e metadados técnicos | Decisão de adequação da UE relativa ao Reino Unido |
| pyannoteAIFrança (UE) | Separação e identificação de oradores pela voz, só quando ativada pela entidade e com consentimento do eleito | Excertos de áudio e impressões de voz de quem consentiu | Tratamento no EEE, sem transferência para país terceiro |
| AnthropicEstados Unidos | Modelos de linguagem para as propostas de ata e a redação assistida | Transcrições, documentos e elementos da sessão | Cláusulas contratuais-tipo da UE e/ou Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA, conforme o serviço |
| OpenAIEstados Unidos | Modelos de IA para análise documental, extração de texto de documentos e redação | Textos, documentos e imagens de documentos | Cláusulas contratuais-tipo da UE e/ou Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA, conforme o serviço |
| CloudflareRede global, com presença na UE | Rede de distribuição, proteção do tráfego e armazenamento de ficheiros | Ficheiros da plataforma e registos técnicos de acesso | Cláusulas contratuais-tipo da UE e/ou Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA, conforme o serviço |
| PTispUnião Europeia | Alojamento do servidor, da base de dados e do servidor de correio da plataforma | Todos os dados tratados na plataforma, incluindo as mensagens de correio enviadas | Tratamento no EEE, sem transferência para país terceiro |
| SMSOnline.ptPortugal (UE) | SMS de verificação em dois passos e alertas de serviço | Números de telemóvel e texto das mensagens | Tratamento no EEE, sem transferência para país terceiro |
| OpenStreetMap Foundation (Nominatim)Reino Unido | Conversão de moradas em coordenadas para os mapas dos portais | Moradas de locais públicos, nunca dados de pessoas | Decisão de adequação da UE relativa ao Reino Unido |
| Banco Central EuropeuAlemanha (UE) | Cotação de referência USD/EUR para os consumos da plataforma | Nenhum dado pessoal | Tratamento no EEE, sem transferência para país terceiro |
Última revisão do registo: 24 de setembro de 2026.
5. Transferências internacionais
Quando um serviço trata dados fora do Espaço Económico Europeu, aplica-se o capítulo V do RGPD: uma decisão de adequação da Comissão Europeia, como a relativa ao Reino Unido ou ao Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA para as empresas certificadas, ou cláusulas contratuais-tipo, com medidas suplementares quando necessárias. Os dados seguem só para produzir o resultado pedido, seja uma transcrição ou uma proposta de ata, em condições contratuais destinadas a impedir que esses serviços os usem para outros fins.
6. Inteligência artificial e treino de modelos
Os dados das entidades não são usados para treinar modelos de inteligência artificial. A Olhar Panorâmico - Unipessoal, Lda. não os usa para treinar modelos próprios, e os fornecedores de IA são contratados em condições que os impedem de os usar para treino geral, na medida em que cada serviço o permite e garante. O papel da IA, os seus limites e a supervisão humana estão descritos em Transparência na utilização de IA.
7. Segurança do tratamento
Medidas técnicas e organizativas adequadas ao risco (RGPD, art. 32.º), entre as quais:
- Entrada sempre com código de verificação, por email e, quando há telemóvel registado, também por SMS; sessões com prazo de inatividade e prazo máximo.
- Cada organização vê apenas o que é seu, e as permissões por perfil e por órgão aplicam-se no acesso aos dados, não só no ecrã.
- Credenciais de serviços externos e chaves dos aparelhos de voto cifradas antes de chegarem à base de dados.
- Registo de auditoria com autor e data, em que cada entrada é selada a partir da anterior, pelo que uma alteração a meio fica à vista.
- Cópias de segurança noturnas, confirmadas no destino, e um cofre com retenção imposta contra alteração e eliminação.
- Encerrar uma sessão em que houve deliberação sela o sentido dos votos e as presenças que contam para o quórum.
8. Violações de dados
Perante uma violação de dados pessoais, a entidade é informada sem demora injustificada, com os elementos de que precisa para cumprir as suas obrigações de notificação à CNPD, no prazo de 72 horas, e, quando for o caso, aos titulares (RGPD, arts. 33.º e 34.º). Quem detetar uma falha de segurança pode comunicá-la para [email protected].
9. Direitos dos titulares
Os direitos dos titulares exercem-se junto da entidade responsável pelo tratamento, pelos contactos do seu portal ou do seu encarregado de proteção de dados. A Olhar Panorâmico - Unipessoal, Lda. presta a assistência prevista no contrato, por exemplo para localizar, exportar, corrigir ou eliminar dados. Se um pedido nos chegar diretamente, encaminhamo-lo para a entidade sem demora.
10. Conservação, exportação e fim do contrato
Os prazos de conservação são decididos pela entidade, não pelo fornecedor. A entidade pode pedir a exportação integral dos seus dados, em JSON e CSV, com documentos, gravações e atas nos formatos originais, sem custos de saída. No fim do contrato, os dados são devolvidos à entidade e depois eliminados, incluindo das cópias de segurança no fim do respetivo ciclo de retenção, salvo obrigação legal de os conservar.
11. Documentação para processos de contratação
Para o processo de contratação, disponibilizamos o acordo de tratamento de dados, o registo de subcontratantes, a descrição das medidas de segurança e o apoio à avaliação de impacto sobre a proteção de dados (RGPD, art. 35.º) que a entidade decida fazer. Os clientes consultam também, na própria plataforma, a central de confiança, com as medições de segurança em direto. Pedidos para [email protected].