Da sessão à ata em menos de 24 horas, passo a passo

Numa câmara, numa assembleia ou numa junta, a ata de uma sessão costuma demorar semanas a ficar pronta. Em casos extremos, meses. Não por falta de cuidado: quem a escreve tem de ouvir a gravação, passar a limpo as notas tiradas à mão, copiar os resultados das votações e conferir quem estava presente em cada ponto. É trabalho lento, repetitivo e feito quase sempre por uma ou duas pessoas.

Na Plenários.pt, a ata fica pronta para seguir para os membros em menos de 24 horas depois do fim da sessão. Este artigo mostra como, passo a passo, e onde fica o trabalho das pessoas, que continua a ser a parte que decide.

Antes da sessão: a ata começa pela ordem de trabalhos

Uma ata organiza-se pela ordem de trabalhos, por isso começa a ganhar forma antes de alguém pedir a palavra. Na plataforma, a sessão é preparada com os pontos e subpontos, os intervenientes e os documentos de cada ponto: a proposta, o parecer, os anexos. O regimento do órgão também está configurado, do quórum às formas de votação.

Quando a sessão começa, a estrutura da ata já existe. Falta o que se vai passar na sala.

Durante a sessão: o que fica registado sem esforço

Enquanto a mesa conduz a reunião, a plataforma vai guardando, ponto a ponto:

• as presenças, com as horas de entrada e de saída de cada membro;
• os tempos de intervenção, quanto tempo falou cada um;
• as votações, com o voto de cada membro em cada ponto, nos três modos que os regimentos preveem: eletrónica, manual e secreta;
• o áudio da sessão, captado com os microfones que a sala já tem ou com equipamento simples fornecido por nós.

As notas que os secretários, vereadores ou membros da mesa escrevem em papel continuam a ser bem-vindas. São recolhidas no fim da sessão.

Nada disto obriga a trabalho extra. É o registo normal de uma sessão, só que fica guardado no mesmo sítio e ligado ao ponto certo.

Logo a seguir: transcrição e leitura das notas

Terminada a sessão, o áudio é transcrito e cada intervenção é atribuída a quem a fez, cruzando três fontes: as presenças registadas, a separação de oradores no áudio e a lista de membros do órgão. Ao mesmo tempo, o reconhecimento ótico de caracteres (OCR) lê as notas manuscritas e converte-as em texto editável, atribuído ao ponto da ordem de trabalhos a que dizem respeito.

Os documentos, as presenças, as votações e as deliberações já registados entram tal como estão. Nada é escrito duas vezes.

A redação, em quatro fases

Pedir a um modelo de linguagem "escreve a ata desta reunião" produz um texto plausível e sem garantias. Por isso, na Plenários.pt, a redação está dividida em quatro fases. Cada uma responde por uma coisa só, e a seguinte trabalha sobre o resultado verificável da anterior.

1. Auditoria das fontes. Antes de se escrever uma linha, avalia-se o material: que partes do áudio se percebem, que documentos existem em cada ponto, onde há falhas de gravação ou vozes sobrepostas. Uma sessão com áudio deficiente é sinalizada logo aqui, e não descoberta pelo revisor no fim.
2. Extração dos factos. A transcrição é percorrida por partes e dela saem factos com origem identificada: quem interveio, sobre que ponto, com que proposta e que sentido de voto declarou. Nesta fase não se escreve prosa.
3. Redação oficial. Só agora se escreve a ata, na estrutura oficial por períodos e pontos, no registo de redação escolhido pelo órgão e com o vocabulário da entidade.
4. Revisão institucional. Uma última passagem confere o texto com o regimento e com os registos da plataforma: numeração dos pontos, fórmulas de deliberação, resultados das votações, nomes e cargos.

Separar a recolha dos factos da redação é o que impede a ata de preencher lacunas com suposições.

A cadeia também não depende de um único motor. Se o principal ficar indisponível, o trabalho passa sozinho para outro, e a transcrição segue o mesmo princípio. Uma sessão nunca fica por redigir porque um serviço externo esteve em baixo.

Quando a máquina não sabe, a ata diz que não sabe

Há momentos em que o cruzamento das fontes não chega para saber quem falou: duas vozes ao mesmo tempo, um microfone desligado, uma intervenção do público. Nesses casos, a plataforma não inventa um nome. A ata declara, nesse mesmo parágrafo, que a identificação não consta da transcrição disponível e que a confirmação depende da gravação original.

Para quem revê, isto muda tudo. Em vez de desconfiar de cada atribuição com ar plausível, sabe exatamente onde estão as dúvidas e vai direto a elas.

A revisão: onde fica o trabalho das pessoas

A proposta de ata fica disponível pouco depois do fim da sessão, sem nenhum passo manual pelo meio. A seguir, quem responde pelas atas abre a versão em vigor e revê o texto. Normalmente, a revisão concentra-se em ajustes finos e fica feita em poucas horas.

Cada gravação cria uma versão nova, numerada, com a identificação de quem alterou e o motivo: a correção de um nome, a validação da votação de um ponto. Nada é substituído em silêncio e as versões anteriores continuam disponíveis. Se fizer sentido, também se pode pedir à inteligência artificial que melhore a versão em vigor, em vez de a gerar de novo.

A inteligência artificial propõe o texto. Não o aprova.

Assinar, enviar e, na sessão seguinte, aprovar

Revista a proposta, a ata é assinada eletronicamente pelo técnico ou técnica responsável pelas atas e pela presidência do órgão, e segue para apreciação dos vereadores, deputados ou membros. É este o passo que acontece em menos de 24 horas.

A aprovação formal continua a acontecer na sessão seguinte, como o regimento exige. Depois de aprovada, a ata é publicada com um clique no portal de transparência da entidade, pesquisável e exportável em PDF. Leva um manifesto de validação, com um identificador, um resumo SHA-256 do conteúdo e um endereço público onde qualquer pessoa confirma que o texto não foi alterado.

O que muda no dia a dia

O ganho não está só no relógio. O que desaparece é a parte mecânica do trabalho. O que fica é a parte que precisa de alguém que conheça o órgão: confirmar, corrigir e assinar.

Se quiserem ver este percurso com uma sessão vossa, marquem uma demonstração. Em 25 minutos mostramos o que a plataforma faria com a última ata que escreveram.