Atas em 24 horas. Quatro fases entre a gravação e a assinatura.

Uma transcrição devolve o que foi dito, por ordem, palavra a palavra. Uma ata é outra coisa: é um documento oficial organizado pela ordem de trabalhos, escrito no registo que o regimento do órgão exige, com as deliberações e as votações apuradas ao lado do ponto a que pertencem. A Plenários.pt trata a redação em quatro fases encadeadas. Primeiro audita as fontes disponíveis - transcrição, documentos de cada ponto, presenças, votações, notas em papel digitalizadas por OCR - e planeia a estrutura do documento. Depois extrai os factos, sem os interpretar. Só então escreve a ata. E uma última fase confere o texto com o regimento da entidade e com os dados registados durante a sessão, para apanhar divergências antes de a proposta chegar a quem a tem de assinar. Cada órgão escolhe ainda o registo de redação que usa: discurso indireto, híbrido, ou ipsis verbis integral.

O áudio da sessão é captado e transcrito automaticamente, com a fala separada por orador. Em paralelo, as notas escritas em papel durante a sessão são digitalizadas por OCR (reconhecimento ótico de caracteres) e atribuídas ao ponto correto da ordem de trabalhos. Documentos, presenças e votações já registados na plataforma entram sem ser copiados à mão. A redação decorre depois em quatro fases: auditoria das fontes e plano do documento, extração dos factos, redação oficial e uma revisão final que confere o texto com o regimento da entidade. O resultado é uma proposta organizada por pontos e escrita no registo definido para aquele órgão. Em seguida, o responsável humano revê. A ata é assinada pelo técnico ou técnica responsável pelas atas e pela presidência do órgão, e enviada para apreciação de vereadores, deputados ou membros do órgão competente. Tempo total da sessão ao envio para apreciação: menos de 24 horas. A aprovação formal acontece em sessão seguinte.

A inteligência artificial produz uma proposta inicial. A versão final é sempre revista, validada e aprovada pelos responsáveis humanos da entidade segundo o circuito legal habitual de discussão e aprovação. A plataforma elimina o trabalho mecânico de transcrição e estruturação, mas mantém integralmente o controlo humano sobre a versão final. O valor legal é o mesmo de qualquer ata aprovada formalmente.

Atas que tradicionalmente demoram semanas, em casos extremos meses, ficam prontas para envio aos membros em menos de 24 horas. A proposta gerada pela IA fica disponível pouco depois do fim da sessão, sem passo manual pelo meio. A revisão humana, normalmente concentrada em ajustes finos, conclui-se em poucas horas. A ata é depois assinada pelo técnico ou técnica responsável e pela presidência do órgão, e encaminhada para apreciação. A aprovação formal acontece em sessão seguinte, como o regimento exige. O ganho não está só no relógio. O que desaparece é a transcrição manual, a cópia dos resultados das votações e a conferência das presenças, que passam a vir dos dados já registados durante a sessão.

As intervenções são atribuídas cruzando três fontes: as presenças registadas na sessão, a separação de oradores no áudio captado e a lista de membros configurada para o órgão. Mais importante, porém, é o que acontece quando o cruzamento não é conclusivo. A plataforma não inventa um nome. A ata declara, nesse mesmo parágrafo, que a identificação nominal não consta da transcrição disponível e que a confirmação depende da gravação original. Quem revê o texto vê exatamente onde está a dúvida, em vez de ter de confiar numa atribuição de aspeto plausível.

Sim. A Plenários.pt inclui OCR (reconhecimento ótico de caracteres) para digitalizar notas escritas em papel ou em blocos durante a sessão. As notas são convertidas em texto editável e atribuídas ao ponto correto da ordem de trabalhos, ficando integradas na proposta de ata gerada pela IA. Resolve um problema clássico das sessões formais portuguesas, onde anotações em papel são habituais e até hoje obrigam a transcrição manual demorada.

Sim. Cada geração fica guardada como uma versão numerada da ata daquela sessão, com o histórico à vista, e é sempre possível voltar atrás e comparar. A minuta para circulação imediata é um documento distinto, com o essencial das deliberações, produzido a partir do mesmo conteúdo. E quando o órgão aprova a ata, o texto aprovado passa a documento público da sessão: é assim que o portal a mostra ao cidadão, sem uma segunda versão suavizada escrita para consumo externo. O contrato diz quantas gerações estão incluídas por sessão, e o painel mostra a contagem à medida que decorre, para que uma geração adicional nunca seja uma surpresa na fatura.

Sim. As atas anteriores podem ser carregadas para a gestão documental, onde o OCR as torna pesquisáveis pelo conteúdo a par das novas, constituindo um arquivo digital único. O estilo de redação da entidade não se obtém por treino sobre esses ficheiros. Define-se de forma explícita, num ecrã próprio por órgão, onde os serviços indicam a terminologia da casa, as formas de tratamento e o registo de redação a usar. É uma decisão escrita e revogável, não um comportamento aprendido, o que significa que pode ser lida, discutida e alterada por quem responde pelas atas.