O nascimento da Plenários

Uma história que começou ao fundo de uma sala, atrás de uma câmara

A Plenários nasceu dentro da Loading, uma produtora audiovisual. E, para sermos mais precisos, nasceu ao fundo de uma sala de sessões, atrás de uma câmara.

Quem filma sessões de assembleia municipal aprende a ficar quieto. A câmara fica ao fundo da sala, nós ficamos ao lado dela, e durante horas a nossa função é só uma: registar o que acontece, sem interferir.

Foi numa dessas noites que tudo começou, embora na altura ainda não o soubéssemos.

A sessão ia longa. Chegou a votação de um ponto importante, daqueles que mexem com dinheiro e com a vida das pessoas. Levantaram-se braços. Alguém contou. Voltou a contar, porque entretanto surgiram dúvidas: um membro tinha saído para atender o telefone e ainda não tinha voltado, outro tinha o braço a meio caminho entre a abstenção e o cansaço. Chegou-se a um número, escreveu-se numa folha, passou-se ao ponto seguinte.

Ali atrás, tínhamos uma câmara a gravar tudo em alta definição e microfones a apanhar cada palavra. E tínhamos uma certeza um pouco absurda: aquele ficheiro ia acabar num disco, provavelmente sem que ninguém o voltasse a ver, enquanto alguém, semanas depois, ia ter de o ouvir de uma ponta à outra, a parar e a recuar, para conseguir escrever a ata.

Tanta tecnologia dentro daquela sala. E a decisão mais importante da noite registada a caneta.

Ninguém saiu dali com uma ideia brilhante. Saímos com uma pedra no sapato, daquelas que não se tiram logo e que, com o tempo, nos obrigam a parar.

Muitos anos dentro destas salas

Antes de construirmos software, passámos anos a filmar a vida pública portuguesa. Com a Loading, já fizemos parte de mais de cinquenta campanhas autárquicas, de campanhas legislativas e presidenciais, de congressos e convenções. Trabalhámos com mais de trinta câmaras municipais, além de assembleias, juntas de freguesia e comunidades intermunicipais. Somámos mais de quinhentas e oitenta horas de emissões em direto.

Tudo isso deu-nos uma coisa que não se aprende em lado nenhum: tempo dentro destas casas. De norte a sul, em salas nobres com retratos antigos na parede e em salas polivalentes com cadeiras de plástico empilhadas a um canto. Em autarquias com um departamento de informática a sério e em autarquias onde a informática é uma pessoa só, que também trata do site, das impressoras e do projetor que nunca liga à primeira.

E fomos reparando que, por mais diferentes que fossem as salas, as dificuldades eram quase sempre as mesmas.

A ordem do dia a seguir por email, em PDF, com os documentos num link que às vezes já tinha expirado quando alguém o abria. Membros a chegar à sessão sem ter lido tudo, não por desleixo, mas porque a documentação só tinha chegado na véspera. Votos contados a olho. Gravações guardadas em pastas com nomes como "sessao_final_v2_ESTE.mp3". Atas a demorar semanas, às vezes meses. E o portal da autarquia, o sítio onde qualquer pessoa devia poder ver o que foi decidido em seu nome, com a última ata publicada há demasiado tempo.

Pior do que encontrar isto foi perceber que já ninguém estranhava. Era assim que se fazia, e sempre tinha sido.

Mas há uma coisa que convém dizer com todas as letras: nunca conhecemos ninguém, nestas casas, que gostasse de trabalhar assim. Falámos com dezenas de técnicos, secretários de assembleia e funcionários administrativos, e ouvimos vezes sem conta uma variação da mesma frase: nós sabemos que isto devia ser diferente, mas não temos como.

Quem trabalha nas autarquias não precisava de ser convencido de nada. Precisava de uma ferramenta.

A primeira reação foi achar que era grande demais

Seria fácil contar esta parte como se tivéssemos visto o problema e arregaçado as mangas no dia seguinte. Não foi assim.

Quando começámos a pensar a sério em construir uma plataforma, a primeira reação foi recuar. Uma sessão deliberativa parece simples vista de fora, e não é. Há convocatórias com prazos legais, quórum, ordens do dia que mudam à última hora, pontos que se adiam. Há votações nominais e escrutínio secreto, declarações de voto, atas com valor jurídico, prazos de publicação, arquivo, transparência. Cada assembleia tem as suas regras próprias, muitas escritas no regimento e outras tantas guardadas apenas na memória de quem lá está há anos. E tudo isto assenta na lei, o que significa que, aqui, um erro de software não é um pormenor técnico. Pode pôr em causa uma deliberação.

Houve um tempo em que o mais sensato parecia ser deixar a ideia na gaveta.

O que nos fez abri-la de novo foi perceber porque é que o problema continuava por resolver. A resposta tinha menos a ver com tecnologia do que com aritmética. Portugal tem trezentos e oito municípios e, para quem tem escala para atacar um problema destes, esse número parece pequeno. Fazem as contas e vão fazer outra coisa, o que, do ponto de vista deles, é perfeitamente compreensível. O que existia eram sobretudo módulos encaixados em sistemas muito maiores, pensados para quem já usava tudo o resto e fora do alcance de boa parte das autarquias do país.

Para nós, a mesma conta lia-se ao contrário. Trezentos e oito municípios não eram um mercado pequeno. Eram trezentas e oito salas como aquela onde tudo começou.

Foi aí que a Plenários deixou de ser conversa e passou a ser trabalho.

Construída do zero, uma versão de cada vez

A Plenários foi construída de raiz, em Portugal, para a forma como os órgãos deliberativos portugueses funcionam. Com a nossa terminologia, os nossos prazos e as nossas regras. Não é um módulo acrescentado a outra coisa nem um produto estrangeiro traduzido à pressa.

Foram centenas de versões. Algumas grandes, a maioria pequenas: um campo que faltava, um passo que estava na ordem errada, uma conversa com um técnico que nos disse "isto funciona bem, mas aqui fazemos de outra maneira". Muito do que a plataforma é hoje não saiu da nossa cabeça. Saiu da paciência de quem faz este trabalho todos os dias e se deu ao trabalho de nos explicar como as coisas acontecem realmente, e não como parecem acontecer a quem vê de fora.

Hoje, a Plenários acompanha uma sessão do princípio ao fim. Prepara a ordem do dia e faz chegar a documentação a quem a tem de ler, com tempo para a ler. Durante a sessão, regista presenças e gere as votações, incluindo o escrutínio secreto, em que o sistema separa quem votou daquilo que foi votado, de forma a que ninguém, nem nós, consiga voltar a juntar as duas coisas. Transcreve o que é dito e reconhece quem está a falar. Prepara um projeto de ata. Publica no portal público o que tem de ser publicado, quando tem de ser publicado. E transmite a sessão em direto para quem a quer acompanhar de casa.

Há um pormenor que fazemos questão de sublinhar: a ata passa sempre por validação humana. Sempre. Nunca quisemos tirar a decisão às pessoas, e a ata continua a ser um documento da responsabilidade de quem a assina, como deve ser. O que a Plenários faz é poupar as horas de trabalho repetitivo que vinham antes dessa assinatura. As horas de auscultadores nos ouvidos, a parar, recuar e ouvir a mesma frase três vezes. Esse tempo volta para quem tem, com toda a franqueza, coisas mais importantes para fazer.

E há uma parte deste trabalho que nos toca mais do que estávamos à espera. A plataforma consegue ler documentos antigos digitalizados e torná-los pesquisáveis. Uma ata de há quarenta anos, com as letras já a desaparecer do papel, passa a poder ser encontrada com uma simples pesquisa. Há décadas de decisões guardadas em arquivos onde quase ninguém consegue chegar. Devolvê-las às pessoas é das coisas de que mais gostamos de fazer.

Queremos o mapa todo

Se nos perguntarem onde queremos que a Plenários esteja, a resposta cabe numa linha: nos trezentos e oito municípios. Das grandes cidades às vilas mais pequenas do interior. Todos.

E é precisamente por querermos o mapa inteiro que olhamos com tanta atenção para as autarquias mais pequenas. Um standard nacional que só funciona para meia dúzia de câmaras não é um standard, é um privilégio. As autarquias mais pequenas, muitas vezes com duas ou três pessoas a fazer o trabalho de dez, têm exatamente as mesmas obrigações que as maiores. Cumprem os mesmos prazos de publicação de atas. Devem a mesma transparência a quem lá vive. Fazem o mesmo trabalho, com uma fração dos meios.

Durante muito tempo, a tecnologia que lhes facilitaria a vida foi justamente a que esteve mais longe delas. Sobravam o Word e a folha de presenças.

Por isso, a Plenários foi pensada desde o primeiro dia para servir uma câmara pequena tão bem como serve uma grande. A mesma plataforma, a mesma exigência e o mesmo acompanhamento, ajustados à realidade de cada uma. Não há uma versão completa para umas e uma versão cortada para outras.

Fazemos muitos quilómetros por causa disto. Compensa sempre. É onde há menos meios que se nota melhor a diferença.

Para onde vamos

A ambição, dita sem rodeios, é que a Plenários passe a ser simplesmente a forma normal de fazer isto em Portugal. Que daqui a uns anos contar braços no ar e transcrever gravações à mão pareça tão antiquado como hoje nos pareceria enviar uma convocatória por fax.

Sabemos que isso não acontece de um dia para o outro. Uma autarquia não muda a forma como trabalha só porque apareceu uma ferramenta nova. Primeiro conhece, depois ganha confiança, depois habitua-se e só então a usa de verdade, no dia a dia. É um caminho de anos, e estamos preparados para o fazer com cada uma, ao ritmo de cada uma.

Esse caminho já se alargou para lá das câmaras e assembleias municipais. Trabalhamos com comunidades intermunicipais, juntas de freguesia e associações, e a plataforma faz sentido para qualquer organização que reúna, decida e precise de deixar um registo fiável do que decidiu. E as sessões são apenas a porta de entrada: a prazo, queremos ajudar as autarquias a ter todo o seu arquivo vivo, organizado e ao alcance de quem precisa dele.

Mas a régua com que medimos tudo isto não é o número de clientes.

É esta: uma pessoa qualquer, num qualquer concelho do país, sentada no sofá ao fim do dia, pegar no telemóvel e descobrir em menos de um minuto o que a sua assembleia municipal decidiu na semana passada. Quem votou o quê. E porquê. Sem ter de pedir a ninguém, sem ter de esperar, sem ter de saber onde procurar.

Isso não é uma funcionalidade da plataforma. É a razão pela qual ela existe.

E para uma ideia que nasceu ao fundo de uma sala, atrás de uma câmara, a ver alguém contar braços pela segunda vez, parece-nos um bom sítio onde chegar.